Checklista för utveckling av upphandlings/inköpspolicy

Publicerad: 2020-12-18

Fokus energi och klimat

Checklista för utveckling av upphandlings/inköpspolicy

För att säkra att organisationens upphandlings- eller inköpspolicy bidrar till att uppfylla uppsatta mål, är denna checklista ett stöd i processen. Först kommer ett antal frågor kring nuläge och sedan själva checklistan.

Ladda ner checklistan nedan som pdf

Frågor för att identifiera nuläget och behov av förändring

Övergripande styrning och ledning av verksamheten

Hos oss finns det kunskap hos högsta ledningen att våra årliga beställningar (avrop från ramavtal) och inköp (direktupphandlingar) kan vara en av de största utgiftsposterna i organisationen.
Hos oss finns det kunskap hos högsta ledningen att upphandlingar, inköp och beställningar direkt avgör vår påverkan på miljö och klimat– samt övriga hållbarhetsaspekter.
Hos oss finns det kunskap hos högsta ledningen att upphandling, inköp och beställningar i mycket hög grad påverkar vår energianvändning (våra behov av energi), utfasning av fossila energikällor och ökningen av förnybar energi och därmed vår påverkan på klimatet.
I vår verksamhets viktigaste styrdokument finns det en tydlig ambition med organisationens upphandlingar, inköp och beställningar. I dessa styrdokument beskrivs hur upphandling, inköp och beställningar är ett verktyg för att nå övergripande mål. Tex mål om energieffektivisering, fossilfri kommun etc eller hållbarhetsplan/program med mätbara mål som omfattar upphandling av alla stora produktkategorier där upphandlingsstrategin avspeglas.)

Strategisk styrning - upphandlingsplan

Hos oss arbetar vi strategiskt genom att upprätta upphandlingsplaner på lång och kort sikt.
Syfte: skapa överblick, öka möjligheter till samverkan, starta omvärldsbevakning och egen kompetensutveckling i god tid tex att förbereda de tjänstemän som sitter på ansvar för kravställande på produkt eller tjänst. Att möjliggöra prioritering över vilka upphandlingar som behöver få särskilt fokus kopplat till möjligheten/risken att påverka uppsatta energi- ock klimatmål.

Systematisk uppföljning och mätning

Hos oss arbetar vi systematiskt med uppföljning av ställda krav
Hos oss arbetar vi systematiskt med mätning av upphandlingens (avtalen) bidrag till att nå uppsatta energi- och klimatmål
Hos oss arbetar vi systematiskt med mätning av beställningens och Inköpens bidrag till att nå uppsatta energi- och klimatmål.
Processer, roller, ansvar, begrepp och definitioner
Vi har dokument där vi definierar termer och begrepp kopplat till upphandling och inköp.
Syfte: att undvika missförstånd och förvirring.
Vi har dokument som definierar ansvar och roller i upphandlings-, inköps- och beställningsprocesserna (mandatfördelning, rollförtydliganden).
Syfte: att undvika missförstånd och förvirring.
Vi har dokument som beskriver upphandlings-, inköps- och beställningsprocesserna.
Syfte: att arbeta systematiskt och strategiskt.

Innan ni börjar

Identifiera, besluta och skriv ner

Vad ska policyn heta och varför?

Upphandlingspolicy
Inköpspolicy
Annat?

Vad ska den omfatta för aktiviteter?

Upphandling enligt LOU
Inköp
Interna avrop och beställningar

Vem är målgruppen?

Personer som arbetar med upphandling
Beställare/inköpare i verksamheten (som inte har samma insyn i upphandlingsprocessen eller förförståelse för denna som upphandlingskunniga personer?)
Hållbarhetsstrateger eller miljösamordnare?

Hur ska policyn användas?

Ska den styra nya mål?
Ska det styra daglig verksamhet?
Ska den fungera utbildande och skapa medvetenhet?
Är den ett politiskt dokument?
Vem ansvara för att en efterföljs och hur ska uppföljningen genomföras?
- Behövs det nya rutiner, mallar, checklistor, nyckeltal?

Hur långt får dokumentet vara och varför? Har vi riktlinjer för hur en policy ska se ut?

Hur mycket tid har ni för att jobba med policyn? Välj ambitionsnivå därefter.

Vem ska ingå i arbetsgruppen och vilken är deras roll? Vem har ansvaret? Ska ni ha med en kommunikatör – för text och bildbearbetning?

Vem ansvara för lansering, implementering och utbildning?

Checklista

Koppling till externa övergripande mål och styrdokument

Vår upphandlings- och inköpspolicy är utformad så att ….

…den siktar mot
- 2045 - klimatneutralt Sverige
- 2040 - 100% förnybart Sverige
- 2030 - Fossilfritt Sverige
- 2030 - 50% energieffektivare Sverige jmf 2005
- 2030 - Agenda
…den siktar mot den nationella upphandlingsstrategins sju inriktningsmål:

Offentlig upphandling som strategiskt verktyg för en god affär.
Effektiva offentliga inköp.
En mångfald av leverantörer och en väl fungerande konkurrens.
En rättssäker offentlig upphandling.
En offentlig upphandling som främjar innovationer och alternativa lösningar.
En miljömässigt ansvarsfull offentlig upphandling.
Offentlig upphandling som bidrar till ett socialt hållbart samhälle.

…det tydligt framgår att vi följer FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948)
…det tydligt framgår att vi följer FN:s barnkonvention (artikel 32)
…det tydligt framgår att vi följer ILO:s (International Labour Organization) åtta kärnkonversioner:
- 1. Nr 29 Förbud mot tvångs- och straffarbete
- 2. Nr 87 Föreningsfrihet och skydd för organisationsrätten
- 3. Nr 98 Rätten att organisera sig och förhandla kollektivt
- 4. Nr 100 Lika lön för lika arbete, oavsett kön
- 5. Nr 105 Avskaffande av tvångsarbete
- 6. Nr 111 Diskriminering vid anställning och yrkesutövning
- 7. Nr 138 Minimiålder för arbete
- 8. Nr 182 Mot de värsta formerna av barnarbete
…det tydligt framgår att vi följer det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet
…det tydligt framgår att vi följer den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet.
…det tydligt framgår att vi följer den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet
…det tydligt framgår att vi följer FN:s deklaration mot korruption

…det tydligt framgår att vi följer Global compacts 10 principer:
Mänskliga rättigheter
1: Stödja och respektera internationella mänskliga rättigheter inom sfären för företagens inflytande
2: Försäkra att deras egna företag inte är inblandade i kränkningar av mänskliga rättigheter
Arbetsrätt
3: Upprätthålla föreningsfrihet och erkänna rätten till kollektiva förhandlingar
4: Eliminera alla former av tvångsarbete
5: Avskaffa barnarbete
6: Avskaffa diskriminering vad gäller rekrytering och arbetsuppgifter
Miljö
7: Stödja försiktighetsprincipen vad gäller miljörisker
8: Ta initiativ för att stärka ett större miljömedvetande
9: Uppmuntra utvecklandet av miljövänlig teknik
Antikorruption
10: Motarbeta alla former av korruption, inklusive utpressning och bestickning.

Koppling till interna mål/styrdokument

Vår upphandlings- och inköpspolicy är utformad så att ….

…det tydligt framgår att den är i linje med, och kopplad till, övriga styrdokument/visioner
…det tydligt framgår att den kopplas till tydliga hållbarhetsmål
…det tydligt framgår att den kopplas till beslutade prioriteringar
…den kompletteras med konkreta och mätbara mål som underlättar för förvaltningar att ställa hållbarhetskrav

…så att alla förstår att ….

…detta är ledningens viktigaste verktyg för styrning av upphandlings-, Inköps- och Beställningsverksamheten.
…de upphandlingar (avtal), inköp och beställningar som genomförs ska leda till ökad hållbarhet, samt att felaktiga beslut/inköp kan leda till ökad ohållbarhet,
…de upphandlingar (avtal), inköp och beställningar som genomförs påverkar andras möjligheter (tjänstemän, användarna, tex olika brukare/medborgare) att agera på bästa sin i sina respektive roller samt att agera så att våra övergripande mål uppnås
…upphandlings-, inköps- och beställningsprocesserna påverkar leverantörerna – skapar möjligheter eller begränsningar för utveckling av produkter och tjänster i riktning mot en hållbar utveckling.

… ska ställa krav på att…

…miljö- och hållbarhetsarbetet integreras i ett tidigt stadium i upphandlings-/inköpsprocessen samt kopplas till en processbeskrivning som anger ansvarsfördelningen
...det finnas rutiner för avtalsuppföljning som kopplas processbeskrivningen som anger ansvarsfördelningen
…upphandlingarna, inköpen och beställningarna följs upp och verksamheten mäter att de leder till minskad miljöpåverkan
…att tex, livscykelperspektiv ska vara styrande eller att cirkulär ekonomi är viktigt…

.. ska tydligt beskriva…

□ …att vi strävar vi efter att upphandla produkter som till exempel inte innehåller:
- Miljöfarliga ämnen
- Tillsatser med antimikrobiell effekt
- CMR ämnen (cancerogena, mutagena eller reproduktionstoxiska)
- Hormonstörande ämnen
- Allergiframkallande ämnen
- Mjuk PVC
- Parfym
…att för att minska klimatpåverkan från våra upphandlade produkter försöker vi prioritera:
- Materialsnåla produkter
- Produkter framställda av återvunnet material
- Produkter framställda av förnybart material